GED no RH: Gestão Eletrônica de Documentos e Prazos de Guarda

Contratos, aditivos, atestados, folhas de ponto, recibos, advertências, ASOs: o RH produz documentos todos os dias. Quando eles ficam espalhados entre gavetas, e-mails e pastas compartilhadas, encontrar um papel específico em uma fiscalização ou processo vira uma caça ao tesouro. O GED resolve isso.

O que é GED

Gestão Eletrônica de Documentos é o conjunto de ferramentas para armazenar, organizar, indexar e recuperar documentos digitais com segurança — com controle de acesso, histórico de versões e busca rápida por colaborador, tipo de documento ou período.

Quais documentos do RH vão para o GED

Por quanto tempo guardar

O prazo mais importante é o prescricional trabalhista: o trabalhador pode cobrar créditos dos últimos 5 anos, até 2 anos após o fim do contrato (Constituição, art. 7º, XXIX). Na prática, documentos de jornada e remuneração devem ser mantidos pelo menos por esse período. Documentos de saúde ocupacional e previdenciários têm prazos próprios, muitas vezes mais longos — alinhe a tabela de temporalidade com seu jurídico e contabilidade.

Em disputa trabalhista, quem tem o documento certo em minutos se defende; quem não encontra o espelho de ponto de três anos atrás tende a ver prevalecer a versão do reclamante.

GED e LGPD

• Controle de acesso por perfil (gestor não vê atestado médico de outro time, por exemplo);
• Registro de quem acessou cada documento;
• Armazenamento criptografado e backup;
• Descarte seguro ao fim do prazo de guarda.

O ganho de integrar GED e ponto

Quando o GED está integrado ao controle de ponto, justificativas e atestados ficam vinculados automaticamente ao dia correspondente no espelho. O RH não precisa cruzar informação manualmente, e a documentação de cada ajuste de jornada fica pronta para auditoria.

GED da VR

A VR oferece o GED (“documentos na nuvem e integrados com o sistema de controle de ponto”), parte do RH Digital, incluído a partir do plano Profissional do Pontomais — veja os planos. Ele conversa com a admissão digital e o holerite, formando um ciclo completo do documento.

Como organizar as pastas digitais

1. Por colaborador (CPF ou matrícula) como nível principal;
2. Por tipo de documento dentro de cada colaborador (admissão, jornada, pagamento, saúde, disciplina);
3. Por competência (mês/ano) para documentos recorrentes;
4. Metadados padronizados para busca rápida.

Fiscalização e processos: o teste do “5 minutos”

Um bom teste para o seu arquivo é: consigo reunir, em 5 minutos, o contrato, os espelhos de ponto dos últimos 12 meses e os recibos de férias de um ex-colaborador demitido há 2 anos? Com arquivo físico ou pastas soltas, a resposta quase sempre é não. Com GED integrado ao ponto e à admissão, a resposta é sim.

Digitalização do acervo antigo

Empresas que migram para o GED costumam digitalizar primeiro os documentos de colaboradores ativos e dos desligados nos últimos 2 anos (dentro do prazo para reclamação trabalhista). O acervo mais antigo pode seguir em arquivo físico até o fim do prazo de guarda, evitando um projeto de digitalização grande logo no início.

Perguntas frequentes

Documento digitalizado vale como original? Documentos nascidos digitais e assinados eletronicamente têm validade; para papéis digitalizados, avalie com o jurídico se o original também deve ser mantido.

GED é só para empresa grande? Não. Pequenas empresas se beneficiam ainda mais, porque normalmente não têm arquivo físico organizado.

O colaborador pode acessar seus documentos? Em soluções integradas ao app, sim — holerites e documentos pessoais ficam disponíveis a ele.